Conditions générales de service
Personne morale
Préambule
Les présentes conditions générales ont pour objet de définir les modalités et conditions dans lesquelles l’association YMCA CENTRE AZUR permet à ses clients de bénéficier de l’ensemble des services offerts par l’association. Elles ont vocation à s’appliquer aux relations entre YMCA CENTRE AZUR et les clients personnes morales exclusivement (personnes morales de droit public et de droit privé, ainsi que collectivités territoriales).
Les présentes conditions générales de service font corps avec le contrat régularisé par les parties et s’appliquent à lui uniquement, formant ainsi un ensemble contractuel indivisible. En cas de discordance entre les présentes conditions générales de service et le contrat régularisé par le client, ce sont les stipulations du contrat qui constituent des conditions particulières et qui s’appliquent par priorité.
L’ensemble contractuel constitué par les présentes conditions générales de service et le contrat régularisé par le client contient la totalité des accords conclus entre l’association YMCA CENTRE AZUR et le client ; il annule et remplace toutes les lettres, courriels, propositions, offres et conventions antérieures et traduit l’ensemble des engagements pris par les parties contractantes dans le cadre de son objet. Ainsi, pour l’interprétation du présent contrat, il ne pourra être fait référence aux documents établis au cours de la période de négociation.
Article 1 – Définitions
« L’association » : l’association YMCA CENTRE AZUR, association à but non lucratif immatriculée auprès de la Préfecture sous le numéro W832007482., SIRET 492 17126900011, dont le siège est 149 Avenue du Nid, 83110 SANARY SUR MER. L’association est affiliée à l’Alliance nationale des YMCA France, structure agréée par la direction de la jeunesse et de l’éducation populaire (303511004) et par le ministère de l’éducation nationale (DSDEN 30/241001).
« Le client » : le client est la personne morale ayant procédé à la réservation ; il est identifié sur le contrat accompagnant les présentes conditions générales de service.
« Membre adhérent » : la personne, membre de l’association qui utilise les services de l’association sans droit de vote à l’assemblée générale.
« Hôte » : toute personne physique bénéficiant des services offerts par l’association dans le cadre de la réservation effectuée par le client.
« Arrhes » : somme réglée par le client au moment de la validation du contrat et dont le versement est nécessaire à la formation du contrat. Cette somme reste acquise en cas d’annulation de la réservation du fait du client dans les hypothèses et proportions ci-après détaillées.
« Consommateur » : toute personne physique qui agit à des fins qui n’entrent pas dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole.
« Non-professionnel » : toute personne morale qui n’agit pas à des fins professionnelles.
« Professionnel » : toute personne physique ou morale, publique ou privée, qui agit à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu’elle agit au nom ou pour le compte d’un autre professionnel.
« Services » : les services fournis par l’association comprenant l’hébergement, la location de salles, la location d’espace (terrasse, réfectoire…), et l’organisation d’évènements incluant repas, boissons, animations…
Article 2 – Déclarations du client
Le client déclare avoir la pleine capacité juridique lui permettant de s’engager au titre des présentes conditions générales et du contrat. Après avoir pris connaissance des définitions ci-avant reproduites, le client déclare qu’il relève de la catégorie de non-professionnel ou de professionnel au sens de l’article liminaire du Code de la consommation et qu’en tout état de cause il ne relève pas de la catégorie de consommateur. Le client déclare avoir reçu l’autorisation de l’intégralité des hôtes pour communiquer à l’association leurs données à caractère personnel (état-civil, coordonnées).
Le client se doit de respecter le règlement intérieur de l’association, mis à disposition à l’accueil de l’établissement ou sur demande. Le client s’engage à faire respecter le règlement intérieur par les hôtes et sera responsable des conséquences dommageables d’une violation quelconque du règlement intérieur par ses hôtes.
Article 3 – Garantie et variation de prix
Les prix indiqués sur le contrat validé par le client sont fermes pour la durée de cette réservation et ne peuvent pas faire l’objet d’une modification sauf dans l’hypothèse d’un changement de conditions économiques rendant l’exécution du contrat plus onéreuse pour l‘association en référence aux dispositions de l’article 1195 du Code civil.
Un changement des conditions économiques s’entend par l’augmentation de plus de 5% de l’indice des prix à la consommation des ménages publié par l‘INSEE entre le mois d’édition du contrat et le mois précédent le début du service. En cas de changement des conditions économiques tel que défini, il sera appliqué un complément de prix d’un pourcentage correspondant au pourcentage de l’évolution de l’indice précité entre le mois d’édition du contrat et le mois précédent le début du service.
Article 4 – Taxes de séjour
Les taxes de séjour sont perçues pour l’hébergement hôtelier des adultes en sus du prix des prestations selon les tarifs en vigueur. Le montant de cette taxe n‘étant pas fixé par l’association mais par la commune, le chiffre figurant au contrat n’est donné qu’à titre indicatif et est susceptible d’évoluer sans que cette évolution ne soit imputable à l’association.
Article 5 – Durée de validité du contrat et modalités de réservation
Toute demande de réservation fait l’objet d’un contrat qui précise le coût total du service comprenant hébergement-restauration, taxe de séjour,prestations d’animation, et éventuelle location de salle ou d’équipement.Les montants des arrhes et acompte sont précisés dans le contrat.Les contrats sont valables pour une durée de 10 jours calendaires à compter de leur date d’édition.Ce délai est étendu à 30 jours calendaires pour une réservation faite plus de 6 mois à l’avance.La réservation n’est définitive que lorsque le contrat est retourné, tamponné, signé, revêtu de la mention manuscrite bon pour accord, et d’unversement d’arrhes du montant figurant au contrat. L’absence de versement des arrhes à l’intérieur du délai de validité du contrat empêche la formation du contrat.
Article 6 – Paiement du solde et annulation totale du service
Le solde du prix du service doit être réglé 30 jours avant le début du service.Faute pour le client d’avoir réglé le solde du prix 30 jours avant le début du service et 7 jours calendaires après une simple relance par mail effectuéepar l’association, le contrat de réservation sera résilié de plein droit sans autre formalité. La rupture du contrat produira alors les effets d’uneannulation de la part du client.En cas d’annulation de la part du client plus de 60 jours avant le début du service, les arrhes versées et l’éventuel acompte resteront acquis àl’association et celle-ci ne pourra pas réclamer d’autre compensation.En cas d’annulation de la part du client entre 60 jours et 30 jours avant le début du service, 80% du prix du service tel que figurant au contrat seradû à l’association.En cas d’annulation de la part du client moins de 30 jours avant le début du service, la totalité du prix du service tel que figurant au contrat sera due àl’association.En cas d’annulation du service de la part de l’association celle-ci remboursera les sommes versées par le client au plus tard à la date à laquelle le serviceannulé aurait commencer, sans préjudice de l’application éventuelle des dispositions de l’article 12 des présentes.
Article 7 – Annulation partielle du service
On entend par annulation partielle du service une réduction des effectifs ou une diminution de la durée du service.
Dans de telles hypothèses, si l’annulation partielle est effectuée par le client plus de 60 jours avant la date du service, une somme correspondant à 30% du montant total du service proratisé au nombre de participants manquants et/ou de jours supprimés sera due à l’association.
En cas d’annulation partielle du service entre 60 jours et 30 jours avant le début du service, une somme correspondant à 80% du montant total du service proratisé au nombre de participants manquants et/ou de jours supprimés sera due à l’association.
En d’annulation partielle du service moins de 30 jours avant le début du service, l’intégralité du montant figurant sur le contrat sera due à l’association. Une augmentation d’effectif et/ou de la durée du service s’analyse comme une nouvelle réservation qui ne pourra être possible qu’en cas de disponibilité et après formalisation d’un avenant complémentaire.
Article 8 – Annulation administrative
En cas d’annulation du service du fait d’un tiers au présent contrat, et particulièrement en cas d’annulation pour des raisons administratives (décision nationale, départementale, préfectorale …), l’association pourra se réserver la possibilité soit :
• De faire héberger, totalement ou partiellement, le client et les hôtes dans un établissement de catégorie équivalente ou réaliser un service, de même nature, sous réserve de l’accord préalable du client. Les dépenses raisonnables relatives au transfert entre les lieux d’hébergement et de service sont à la charge de l’association
• D’établir un avoir valable pour un service futur et pour une durée de 2 ans. L’avoir sera utilisable en euro à imputer sur le prix d’un service futur mais l’association ne peut garantir que ce prix correspondra à un service équivalent, les prix étant susceptibles de fluctuer en fonction des périodes.
• De rembourser le client
Article 9 – Annulation en cours de service
Si le client, l’un ou plusieurs des hôtes, les personnes accueillies dans les salles devaient se rendre coupables d’une ou plusieurs violations des présentes conditions générales ou du règlement intérieur de l’association, celle-ci serait bien fondée à mettre un terme immédiatement au contrat, le client et les hôtes seraient alors obligés de quitter l’établissement.
Une telle hypothèse s’analyserait comme une annulation du service du fait du client, hypothèse dans laquelle la totalité du prix du service est due à l’association.
Article 10 – Facturation
Les factures sont établies à l’issue du service et contiennent, outre le prix des services réservés, le prix d’éventuels services supplémentaires dont le client et ses hôtes ont bénéficié pendant la durée du service.
Le coût des services complémentaires doit être réglé le dernier jour du service.
Article 11 – Accès au site
Dans l’hypothèse où le client a souscrit uniquement un service d’hébergement, l’accès au site est réservé aux hôtes dont la liste nominative est communiquée à l’association au plus tard le premier jour du service.
Le client doit alors veiller à ne pas permettre à des personnes ne figurant pas sur la liste des hôtes d’accéder aux installations de l’association (salles, locaux administratifs et d’hébergement, restaurant, terrasse…).
Dans l’hypothèse où le client a souscrit un service de location de salle ou d’espace (terrasse, restaurant…), avec ou sans hébergement, l’accès à la salle / espace loué est libre dans la limite de sa capacité d’accueil.
Le client doit alors veiller à ne pas permettre aux personnes accueillies d’accéder aux installations de l’association autres que la salle / espace loué.
Article 12 – Responsabilité de l’association
En cas de d’inexécution du fait de l’association, elle indemnisera les clients des préjudices subis. Toutefois cette indemnisation ne pourra se faire que dans les limites suivantes : l’association ne sera tenue qu’à la réparation des dommages résultant directement de son inexécution et consistant en des dommages corporels, matériels et immatériels consécutifs à une atteinte corporelle ou matérielle ainsi que des dommages immatériels non consécutifs à une atteinte corporelle ou matérielle dans les limites suivantes :
• Dommages corporels 2 000 000 €
• Dommages matériels et immatériels consécutifs 800 000 €
• Dommages immatériels non consécutifs 80 000 €
En revanche l’association ne pourra être tenue, à quelque titre que ce soit, à la réparation de dommages indirects de quelque nature pouvant survenir dans le cadre de l’exécution du présent contrat.
Le client renonce, ainsi que ses assureurs pour lesquels il se porte fort, à tout recours contre l’association au-delà de ces montants.
Article 13 – Assurance et responsabilité du client
Le client s’engage à faire parvenir à l’association une attestation couvrant sa propre responsabilité civile ainsi que celle de l’intégralité de ses hôtes pour toute la période la réservation.
Il peut être demandé au client ne disposant pas d’une telle assurance le versement d’un dépôt de garantie au plus tard le premier jour du service, le montant de ce dépôt de garantie étant précisé le cas échéant au contrat.
En cas d’absence de versement du dépôt de garantie l’association serait bien fondée à refuser au client et à ses hôtes l’accès à l’établissement, circonstance qui s’analyserait comme une annulation du fait du client, hypothèse dans laquelle la totalité du prix du service est dû.
Le client est responsable de tout dommage causé à l’association par lui ou ses hôtes ; il garantit l’association contre tout dommage, toute réclamation, action, revendication, procédure exercée à son encontre et qui résulteraient de l’utilisation des installations, équipements et matériels de l’association.
En cas de maladie, d’accident affectant un ou plusieurs hôtes, le client doit payer sur place les différentes prestations médicales.
Article 14 – Force majeure
Les obligations respectives des parties ne sont suspendues que par l’effet de la force majeure.
En cas de survenance d’un évènement de force majeure, la partie touchée informera l’autre dans un délai de 10 jours à compter de la survenance de l’évènement.
Elle devra informer l’autre partie de la durée prévisible de l’évènement et de ses conséquences prévisibles. Elle devra enfin faire tous les efforts pour en limiter la portée.
Le défaut d’information de l’autre partie de la survenance de l’évènement de force majeure dans les délais requis empêche la partie touchée de s’en prévaloir.
Article 15 – RGPD
L’association est susceptible de mettre en œuvre des traitements de données à caractère personnel concernant ses clients. Ces traitements présentent les caractéristiques suivantes :
Finalité > Base légale > Catégorie de données > Catégorie de personnes > Durée
• Gestion de la relation avec ses clients, prospects et hôtes > Intérêt légitime > Identité, État Civil, Coordonnées > Clients, prospects et hôtes > Durée la plus longue : durée de la relation contractuelle et durée ferme de 3 ans.
• Facturation > Exécution de mesures précontractuelles ou du contrat > Identité, État Civil > Clients > 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice comptable au cours duquel la facture a été émise.
• Recouvrement > Exécution de mesures précontractuelles ou du contrat > Identité, État Civil > Clients > Jusqu’à complet paiement des sommes dues
• Comptabilité > Respect d’obligation légales et réglementaires > Identité, État Civil > Clients > 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice comptable
Article 16 – Acceptation des conditions générales de service et du règlement intérieur par le client
Le client déclare avoir pris connaissance des présentes conditions générales de service et du règlement intérieur avant la signature du contrat ; en conséquence, le client accepte les présentes conditions générales de service et d’hébergement sans réserve.
